Catering richtig anfragen: Diese Angaben sparen Rückfragen

Der schnelle Einstieg

Diese Angaben gehören in jede erste Catering-Anfrage

Eine gute Anfrage ist keine Speisekarte. Sie beschreibt die Veranstaltung so, dass Aufwand, Kapazität und offene Fragen eingeordnet werden können. Sendet dieselben Eckdaten an alle angefragten Anbieter – nur dann werden Antworten später vergleichbar.

1. 01
   Datum oder Terminfenster

   Ergänzt, ob der Termin fest bestätigt oder noch in Abstimmung ist.

2. 02
   Veranstaltungsort

   Adresse, Raum oder Außenfläche und bekannte Vorgaben der Location nennen.

3. 03
   Art der Feier

   Zum Beispiel Hochzeit, Empfang, Geburtstag oder Firmenveranstaltung.

4. 04
   Gäste-Spanne

   Erwachsene, Kinder, Dienstleister und noch unsichere Zusagen getrennt betrachten.

5. 05
   Essenszeit und Tagesablauf

   Ankunft, Empfang, Essen und geplantes Ende als erste Fixpunkte angeben.

6. 06
   Gewünschtes Format

   Fingerfood, Buffet, Menü, Getränke oder eine Kombination beschreiben.

7. 07
   Ernährungsbedarf

   Vegetarisch, vegan, Allergien, Unverträglichkeiten und Kinderportionen benennen.

8. 08
   Zusätzliche Leistungen

   Personal, Geschirr, Getränke, Aufbau, Abbau und Reinigung ausdrücklich ansprechen.

Essen folgt dem Tag

Beschreibt den Ablauf, bevor ihr das Format festlegt

Buffet, Menü und Fingerfood haben unterschiedliche Auswirkungen auf Raum, Personal und Zeitplan. Entscheidet deshalb nicht nur nach Geschmack. Betrachtet, wo die Gäste vorher sind, wie lang der Übergang zum Essen dauert und welches Programm rund um die Speisen geplant ist.

Gebt auch Programmpunkte an, die nicht direkt nach Catering klingen. Eine Rede vor dem Buffet, eine Fotosession während des Empfangs oder ein Umbau zwischen Essen und Party verändert den sinnvollen Serviceablauf.

Vor Ort entscheidet sich der Aufwand

Klärt Küche, Zufahrt, Strom, Wasser und Kühlung

„Eine Küche ist vorhanden“ beantwortet noch nicht, ob sie für das geplante Catering nutzbar ist. Fragt die Location nach Ausstattung, Zugangszeiten und Regeln. Gebt diese Informationen in der Anfrage weiter oder stellt einen direkten Kontakt zwischen Location und Catering her.

• Welche Vorbereitungs-, Ausgabe- und Spülflächen dürfen genutzt werden?
• Welche Kühlmöglichkeiten stehen wann und in welcher Größe bereit?
• Wo befinden sich Wasseranschlüsse und nutzbare Stromkreise?
• Dürfen externe Geräte mitgebracht und betrieben werden?
• Wie weit ist der Weg von der Anlieferung bis zur Küche oder Ausgabefläche?
• Gibt es Treppen, enge Türen, Aufzüge oder feste Ladezeiten?
• Wo können Transportbehälter, Leergut und Verpackungen stehen?
• Wie werden Geschirr, Abfall, Reinigung und spätere Abholung geregelt?
• Welche Tische, Tischwäsche und Servierflächen sind bereits vorhanden?

Bedarf statt Sammelbegriff

Teilt die Gästezahl sinnvoll auf

„80 Gäste, davon einige vegetarisch“ ist für die erste Verfügbarkeitsprüfung ein Anfang, für ein konkretes Angebot aber zu grob. Teilt die Zahl nach Bedarf auf und nennt den Stand der Rückmeldungen.

Bei Allergien reicht die Bitte „ohne Nüsse“ nicht immer aus. Fragt, ob getrennte Zubereitung möglich ist und wie mit Kreuzkontamination umgegangen wird. Das Catering kann dann transparent sagen, was unter den Bedingungen vor Ort geleistet werden kann. Gebt Änderungen gebündelt und innerhalb der vereinbarten Frist weiter, statt einzelne Nachrichten aus verschiedenen Chats zu senden.

Mehr als Speisen

Definiert, was das Angebot enthalten soll

Zwei Catering-Angebote können dieselbe Gästezahl und trotzdem einen völlig anderen Umfang haben. Schreibt deshalb schon in die Anfrage, welche Aufgaben ihr abgeben möchtet. Bittet im Angebot um eine klare Trennung von enthaltenen Leistungen und möglichen Ergänzungen.

Wenn Genussstationen wie Slush oder Eis Teil des Tages werden sollen, nennt Einsatzzeitraum, erwartete Nutzung und Betreuung. Solche Stationen können Teil eines Cateringkonzepts sein oder als Mietartikel im Shop geplant werden – entscheidend ist, dass Zuständigkeiten nicht zwischen zwei Angeboten offenbleiben.

Vergleichbar statt nur günstig

Vergleicht Angebote auf derselben Grundlage

Der Endbetrag allein sagt wenig aus, solange Gästezahl, Dauer und Leistungsumfang nicht identisch sind. Legt die Angebote nebeneinander und markiert Abweichungen. Fragt nach, bevor ihr fehlende Positionen selbst interpretiert.

• Welche Gästezahl und welche Altersgruppen liegen der Kalkulation zugrunde?
• Welche Speisen, Getränke und Mengen sind enthalten?
• Für welchen Zeitraum sind Personal und Service kalkuliert?
• Was kosten zusätzliche Stunden, Mengen oder kurzfristige Änderungen?
• Sind Transport, Aufbau, Geschirr, Reinigung und Abholung enthalten?
• Welche Voraussetzungen muss die Location erfüllen?
• Bis wann können Gästezahl und Ernährungsbedarf angepasst werden?
• Wie sind Zahlungsplan, Stornierung und Terminänderung geregelt?

Erstellt für den Vergleich eine Spalte „nicht enthalten“. Dort landen Leistungen, die ihr zusätzlich organisieren oder in einem anderen Angebot berücksichtigen müsst. So wird aus einem scheinbaren Preisvergleich eine vollständige Budgetentscheidung.

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Kurz beantwortet

Häufige Fragen zur Catering-Anfrage